你正在尋找簡單又好用的時間管理工具嗎?那你一定要看看杜懶朵娘娘今天的 Google 日曆使用教學!
我曾經在「如何做好時間管理?分享 9 個方法,讓你成為高效率達人!」這篇文章中提到,其中一個我最喜歡的生產力工具就是 Google 日曆,為什麼呢?
1. 該有的功能都有
2. 介面簡單直覺好上手
3. 有持續在更新優化
4. 手機電腦可同步使用
5. 有整合其他 Google 的服務
尤其今年我成為全職的自由工作者之後,時間使用變得更加彈性,若沒有 Google 日曆讓我能妥善規劃所有的事,很多寶貴時間應該會被我浪費掉吧!
以下我會分享我常用哪些 Google 日曆的功能,你也可以打開你手機或電腦上的 Google 日曆,一起操作看看喔。
Google 日曆使用教學 1:創建各種不同的行事曆
進入電腦版的 Google 日曆後,你就會在最左邊找到「其他行事曆」這幾個字。
點一下它旁邊的「加號」,再點選「建立新行事曆」,然後幫新行事曆命名就可以囉。
(目前手機 APP 好像沒有這個功能,要新增行事曆都要透過電腦。)
杜懶朵娘娘我目前主要有 3 個行事曆:瘋狂工作、生活大小事、個人成長。
「瘋狂工作」這個行事曆主要是用來提醒我跟客戶們約定好的時間,不然很多客戶都常更改時間,我這個金魚腦根本記不住啊。
「生活大小事」這個行事曆則是用來提醒我生活上的事,例如旅行的日期、何時要去公婆家、和朋友約什麼時候吃飯…等等。
「個人成長」行事曆是我幾個月前辭職時才建立的,方便我規劃學習新事物、運動…等等的時間,否則我很容易不斷地工作(沒錯我是工作狂),而忘了要幫自己的大腦和身心靈充電。
而且你可以幫不同的行事曆設定不同的顏色,這樣在打開 Google 日曆時,一眼瞄過去就能清楚地知道,今天幾點到幾點要做哪個類別的事。
(設定顏色也是只能透過電腦喔)
Google 日曆使用教學 2:和其他人共用行事曆
進入電腦版的 Google 日曆後,最左邊會顯示你目前有哪些行事曆。
將滑鼠移動到你想要分享的行事曆上,就會出現「三小顆垂直的圓點」,點一下圓點們就會看到「設定和分享」這個按鈕。
接著再輸入分享對象的 Google 帳號(Gmail 信箱)、設定他對這個行事曆的權限(只能觀看、能觀看和修改…),就大功告成囉。
(這個設定也是只能透過電腦…)
因為我的工作時間是不固定的,常常晚上和週末都要工作,和一般上班族不一樣,所以我目前有和我老公分享「瘋狂工作」這個行事曆。
如此一來,他就可以隨時掌握我絕對沒空的時間,安排去他爸媽家、去外面吃好料…等等的時間,不用一直來問我何時有空。
我們還有在想,之後有小孩的話,也可以共享一個關於小孩的行事曆,這樣應該可以節省很多溝通的時間。
Google 日曆使用教學 3:新增「活動」時的各種小功能
當你要安排一件事情的時間時,點選 Google 日曆上的「加號」,再點選「活動」就可以囉。
接下來除了選擇該活動所屬的行事曆、設定時間之外,你還可以:
1. 設定活動重複的頻率、次數
2. 把此活動分享給其他有參與的人
3. 直接設定好一個 Google Meet 線上會議
4. 新增活動地點
5. 設定 APP 推播或 email 提醒
6. 附上在電腦中或 Google 雲端硬碟中的相關資料
7. 新增任何備註
是不是超級無敵方便呀?
例如杜懶朵娘娘自己在安排要學哪些英文文章的內容時,就會先把那些文章的連結準備好,然後安排時間時就順便在備註的地方貼上連結,這樣學習的時間一到就可以馬上開始學。
Google 日曆使用教學 4:新增簡單的「提醒」
若你只是想要設定一個簡單的提醒,例如家人朋友的生日、固定繳貸款的日期、最晚幾號要去郵局領錯過的包裹、每個星期日都要找時間安排下個星期的學習內容或運動時間…等等,Google 日曆也有整合這個功能!
點選 Google 日曆上的「加號」,再點選「提醒」就可以囉,裡面還可以設定這個提醒的頻率、次數。
希望我今天的分享能讓你的生活工作更井井有條、提升時間使用效率、人生更精彩充實!
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